军工行业档案管理数字化解决方案

随着办公自动化的发展和计算机的配置，电子文件成为工作中的主要工具，从而对电子档案的管理提上了日程。2020年最新修订的档案法中：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证。同年11月，国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿，档案能够单独以电子形式归档。

而军队文件档案因其特殊性和重要性，在信息化档案管理模式转变过程中，仍存在着收集、整理、利用、安全等方面的痛点：

▶  档案分散在不同部门和各个系统，收集麻烦，归档过程混乱、缺乏统一标准；

▶  档案手动整理工作量大，重复量大，电子纸质档案如何同步管理；

▶  档案利用效率低，档案查询难，一份档案无法多人同时借阅；

▶  档案的借阅无法针对访问、操作记录等流程进行十足安全的管控，可能造成军队机密信息的泄漏；

▶  由于军队行业的特殊性，军队行业在局域网虽然有自己的档案服务器，但在密级管理、内外网管理、防扩散、内网借阅等方面仍存在风险。

军队行业的特殊化决定了需要国产全流程的管理平台来进行档案的管控，但当前市场无其他厂家可提供满足军方需求的实质性产品。

解决方案

军工级文盾档案管理数字化解决方案，以国家、行业标准规范为准则，提供档案的收集、整理、利用及安全等档案工作全过程的线上管理。实现既能让军队文件中涉及机密的信息与数据得到保护，又能使军队文件中庞大的档案信息得到合理的利用，为军事研究提供客观的依据。

档案全流程管理：

01 档案收集

▶  根据军队系统各类档案信息录入需求，自定义档案分类及各档案分类著录项信息；

▶  针对不同类型的档案，可建立无限层级的树形目录结构；

▶  支持自动生成档案编号，将录入的档案目录信息与电子档案原件对应挂接，实现大批量档案条目信息统一导入，提高工作效率；

▶  支持外接的扫描设备将过往的纸质档案快速扫描，结合OCR识别转换为电子档案，实现全流程的电子化档案收集。

02 档案整理

▶  可通过自动统计档案盒内的文件数，按不同类别、不同目录、不同项目进行一键式自由组合；

▶  支持自定义档案列表，以调整档案系统列表中显示的档案数据排序规则和著录项的先后顺序；

▶  可根据档案目录信息自动生成的背脊、封面、备考表、卷内目录；

▶  对于有修订记录的档案始终显示最新版本，同时保留历史版本，可进行批量打印；

▶  可通过对档案著录项的智能化分析，自动对档案价值进行智能鉴定，无价值的档案进行销毁，有价值的档案进行归档整理。

03 档案利用

▶  支持自动化的借阅审批流程，在系统内实现档案的借阅、归还，电子档案自动归还，实物档案可催还；

▶  支持自由搭建编研目录，为档案的编研利用提供便利，链接条目，实现档案的自动编研；

▶  可对档案进行视图分组，建立不同的筛选视图，简化用户查找档案的操作，支持条形码搜索、高级搜索、表级搜索的多种方式，实现档案快捷检索；

▶  可通过档案采集与分析能力，对档案的相关数据进行统计分析并可形成多种图标形式，确保数据准确性与真实性的同时，为档案管理人员提供工作决策的数据支持。 

04 档案安全

▶  提供基于用户对档案的操作类型不同，档案自身密级不同，以及档案所属人不同的权限划分；

▶  用户对档案的任何操作均有完整的记录；

▶  支持档案附件进行混淆加密，档案附件被盗取后，在其他计算机将无法查看使用；

▶  支持锁定档案信息，防止档案被篡改。

方案优势

01  符合国家档案管理标准

符合国家档案局印发的《电子档案管理系统基本功能规定》，可自定义设定档案整合规则，自动组卷以及生成档案封面、目录等样式内容。

02  国产自主可控

平台采用国产福昕PDF文档阅读器、国产麒麟Linux平台整机操作系统，相对于非国产平台运行的产品在安全性和需求可控性方面拥有巨大优势。

03  档案知识化、服务化、创新化

从对档案实体的管理转向注重档案内容的管理，通过档案编研、专题库管理将编研成果、专题档案等成果展示，实现基于知识管理的档案资源管理。