开会时间太长又没结果？关于高效会议的七大建议

会议是管理工作的一种重要方式，它对于公司收集员工的意见，以便上级做出决策有着重大的意义。然而提起开会，不知大家是否有同感：

开会结束了，感觉啥都没有产出……

本来计划一小时开完的会，拖到了三个小时还没结束……

拖沓的节奏，即兴的跑题，模糊的决策……

这些都让公司会议变得漫长而无效，那么如何才能开一场高效的会议呢？

下面列出七大有助于开展高效会议的建议：

• 会议主题要唯一

一次会议最好就只有一个主题，这样可以集中时间和精力高效解决问题，减少会议时间。会议目的明确，任务相对集中，才可以进入通知召开阶段。会议主旨较多的会，建议分别召开或者精简形式。

• 发送会议通知

会议通知包括会议目的、人员、时间、地点、会议议程以及会议要求等。会议应提前通知参会人员，必要的时候还要提醒参会人员到会。对会议上需要讨论的资料等，随通知发给参会人员，让参会人员做好准备，开会时积极发言，各抒己见，迅速做出决策，从而提高会议效率。

• 做好会前准备

会议筹备人员应提前做好会前准备，准备充足了自然能提高会议效率。内容包括：设备调试，如投影仪，视频设备等；物料准备：会议中需要用到的笔，纸等；资料准备，会议中需要用到的文件材料。

• 明确的会议流程

有明确的会议流程，才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。会议要遵守会议程序，严格遵守会议纪律。会议主持人要严格把控时间，较长的会议要分阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好。同时还需要参会人员会前充分准备和会上的合理即兴发挥，时间必须紧凑起来，超过时间，参会人员的耐心会消耗殆尽，会议将转入低效状态。

• 记录要完整及时

会议记录一定要完整、规范，会议组织部门从会议讨论到会议表决，都要有详细记录。下发要及时，会议纪要是一场会议的灵魂，如果没有会议纪要，那么大家对会议理解和后续安排可能会各不相同，会议中提出的待解决事项和一些关键想法，可能被人遗忘。因此会议召开后应在一天内及时下发会议纪要，增强会议时效性，发挥会议作用。

• 进行任务分配与跟进

把工作事项一一列出来，对应责任人与时间，合理分配。在会后的几天里，要检查部门对会议决议的贯彻落实情况。只有持续跟进，才能保证会议决策顺利落实，保证会议精神得以贯彻。

• 利用数字化会议系统管理会议

随着数字化进程的加快，在公司董事会会议、高管会议等各种会议的召开上，越来越多的企业利用数字化会议系统来进行会议管理。实践证明，应用数字化会议系统来管理会议，会让会议从会前到会后全流程都变得更加高效，让会议决策得以更迅速的落实到位。

某银行机构董秘办公室的张女士表示，自己的工作职责包括公司董事会会议的筹备，在公司使用了会前会后进行会议管理后，董事会会议的召开比之前有显而易见的进步与高效。主要表现在：

会前：董秘可以在后台一键发送会议通知，包括会议时间地点、会议主题、参会人员、会议议程、会议提醒等各项信息；可附上电子版会议材料，董事可随时登录软件查看会议通知及会议材料，做好会议准备；如若材料有修改，董秘可以重新上传，材料将实时同步更新到董事设备端……节省了董秘打印材料会前准备的时间，便于董秘高效开展工作。

会中：会前会后提供实时同屏、激光笔、一键更换主讲人、投票表决、项目跟进、文件签字等全流程的会议功能支持。实时同屏、激光笔等功能让每位董事都能集中注意力在会议议题上；项目跟进让董事在会中便可将任务具体安排到人，可设置任务完成时间，任务的后期执行情况也能实时显示，功能强大成熟。

会后：可一键自动生成与分发会议纪要与会议文件包，保证会议纪要下发的及时性。

会议最大的成本就是时间成本，利用会前会后，从会前准备到会后落地执行全流程服务，节约会议时间的同时，能够促进会议决策圆满落地执行，让企业会议的开展更有效率。